Распоряжение № 01 от 14.04.2015г. О мерах по обеспечению сохранности и отбора на хранение архивных документов Совета депутатов МО СП «Муйская сельская администрация»

СОВЕТ ДЕПУТАТОВ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

сельское поселение  «Муйская сельская администрация»

Муйского района Республики Бурятия

третьего созыва

Индекс 671574, Республика Бурятия, Муйский район, село Усть- Муя,

ул. Школьная, д. 3, телефон/факс 8 (30132) 56267

РАСПОРЯЖЕНИЕ № 01

село Усть – Муя                                               от 14 апреля 2015г.

 

О мерах по обеспечению сохранности и отбора на хранение архивных документов Совета депутатов МО СП «Муйская сельская администрация»

   Для организации и проведения методической и практической работы  по экспертизе ценности документов, отбору и подготовки к передаче на государственное хранение в муниципальный архив документов Архивного фонда РФ

РЕШАЮ:

1. Утвердить в Совете депутатов муниципального образования сельское поселение «Муйская сельская администрация» постоянно действующую экспертную комиссию (ЭК) в составе:

– Председатель комиссии – Г.В. Тюрина – глава МО СП «Муйская сельская              администрация»,

 –  Секретарь комиссии        – В.В. Третьякова – специалист 1 разряда,

–   Член комиссии                –  А.Н. Лукьянова – заместитель председателя Совета депутатов        МО СП «Муйская сельская администрация».

2. Утвердить Положение  об экспертной комиссии Совета депутатов муниципального образования сельское поселение «Муйская сельская администрация», согласно приложению № 1.

3. Утвердить Положение об архиве Совета депутатов муниципального образования сельское поселение «Муйская сельская администрация», согласно приложению № 2.

4. Назначить ответственного за ведомственный архив специалиста 1 разряда В.В. Третьякову.

5. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.

Глава муниципального образования

сельское поселение «Муйская сельская администрация»                                  Г.В.Тюрина

                                                                                                                                     Приложение № 1

к  распоряжению

                                                                                                                                                                            от 14.04.2015г. № 01

Положение

о постоянно действующей экспертной комиссии Совета депутатов

МО СП «Муйская сельская администрация»

1. Общие положения

1.1  Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации,  образующиеся в процессе деятельности Совета депутатов МО СП «Муйская сельская администрация».

1.2.   Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при Совете депутатов МО СП «Муйская сельская администрация». Решения комиссии вступают в силу после их утверждения главой МО СП «Муйская сельская администрация».  В необходимых случаях решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с ЭПК Управления по делам архивов РБ.

1.3.  В своей работе ЭК руководствуется Федеральным Законом от 22.10.2004 г.  № 125 – ФЗ «Об Архивном деле в Российской Федерации», Законом  Республики Бурятия от 23.11.2006г.  №1957- III «Об  архивном деле в Республике Бурятия», Федеральным Законом от 06.10.2003г. № 131 – ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления  в Российской Федерации», распоряжениями главы МО СП «Муйская сельская администрация», типовым перечнем документов со сроками хранения, настоящим положением.

1.4.  ЭК возглавляется главой МО СП «Муйская сельская администрация», ее секретарем является лицо, ответственное за архив.

1.5.  Положение об экспертной комиссии утверждается  главой МО СП «Муйская сельская администрация» после согласования на ЭПК Управления по делам архивов РБ.

2. Основные задачи ЭК

Основными задачами ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формирования  дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на муниципальное хранение.

3.    Основные функции ЭК

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит совместно с архивом работу по  ежегодному отбору документов Совета депутатов МО СП «Муйская сельская администрация» для дальнейшего хранения и к уничтожению.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов Совета депутатов МО СП «Муйская сельская администрация» по подготовке и их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел.

3.3. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:

3.3.1. на утверждение ЭПК Управления по делам архивов РБ, а затем  главе МО СП «Муйская сельская администрация»:

–        описи дел постоянного хранения управленческой документации;

–        акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

3.3.2. на согласование ЭПК управления по делам архивов, а затем на  утверждение      главы МО СП «Муйская сельская администрация»:

–    номенклатуру дел Совета депутатов МО СП «Муйская сельская администрация»;

–        акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения;

–        описи дел по личному составу.

3.4.   Совместно со службами делопроизводства и кадров, архивом Совета депутатов МО СП «Муйская сельская администрация» проводит для сотрудников Совета депутатов консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой  квалификации.

4. Права ЭК

         Экспертная комиссия имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации сотрудникам Совета депутатов МО СП «Муйская сельская администрация» по вопросам формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, упорядочения и оформления документов.

4.2. Приглашать на заседания комиссии в  качестве консультантов и экспертов специалистов Совета депутатов МО СП «Муйская сельская администрация», специалистов  архива администрации муниципального образования «Муйский район».

 .

5. Организация работы ЭК

5.1. ЭК работает в тесном контакте с архивом МО «Муйский район»  и получает от него соответствующие организационно – методические указания.

5.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже чем 2 раза в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.

5.3. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют. Решение принимается большинством  голосов, присутствующих на заседании членов ЭК.

5.4. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность  за их сохранность, а также контроль за исполнением  принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.

Согласовано

Протокол ЭПК

Управления по делам архивов РБ

от «___» _________2015 г. № ____

                                                                                                                                     Приложение № 2

к  распоряжению

 от 14.04.2015г. № 01

Положение

об архиве Совета депутатов муниципального образования

сельское поселение «Муйская сельская администрация»

1. Общие положения

 

1.1 Документы, образующиеся в процессе деятельности Совета депутатов  МО СП «Муйская сельская администрация», имеющие политическое, научное, практическое значение, входят в состав  Архивного фонда Российской Федерации.

1.2.  В целях обеспечения хранения, учета, а также научного и практического использования документов постоянного хранения до сдачи в муниципальный архив, действует архив МО СП «Муйская сельская администрация».

1.3. В своей работе архив Совета депутатов  МО СП «Муйская сельская администрация» руководствуется Федеральным Законом от 22.10.2004 г.  № 125 – ФЗ «Об Архивном деле в Российской Федерации», Законом  Республики Бурятия от 23.11.2006г.  №1957- III «Об  архивном деле в Республике Бурятия», Федеральным Законом от 06.10.2003 г. № 131 – ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», «Основными правилами работы архивов организации», настоящим положением.

1.4. Ответственный за архив назначается распоряжением главы МО СП «Муйская сельская администрация».

2. Состав документальных материалов архива

В состав  архива входят:

–  законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в результате деятельности         Совета депутатов  МО СП «Муйская сельская администрация»;

–  документы временного срока хранения необходимые в практической деятельности;

–  научно – справочный  аппарат (описи, исторические справки и т.д.).

3. Задачи и функции архива

      3.1. Основными задачами архива являются:

 3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения.

3.1.2. Создание научно – справочного аппарата к документам архива.

3.1.3. Использование хранящихся в архиве документов.

3.1.4. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на муниципальное хранение.

       3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел.

3.2.2. Создает, пополняет  и совершенствует научно – справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам.

3.2.3.Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве и подготовку дел к передаче в муниципальный архив.

3.2.4. Организует работу по составлению номенклатуры дел отдела.

3.2.5.Организует использование документов.

4. Права архива

 Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

 4.1. Требовать от работников Совета депутатов  МО СП «Муйская сельская администрация» своевременной передачи  в архив документов в упорядоченном состоянии.

4.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в Совете депутатов.

4.3. Запрашивать у специалистов Совета депутатов сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных  на архив задач и функций.

Согласовано

Протокол ЭПК

Управления по делам архивов РБ

от «___» _________2015 г. № ____